京哲律所高级合伙人张苗：1套系统解决合同管理5大坑

　　腾讯老干妈合同纠纷案、明星阴阳合同案……近年来，与合同相关的案件屡见不鲜。合同作为贯穿企业业务全过程的重要一环，在企业防控法律风险、保障稳健经营层面起着不可替代的作用。企业合同管理面临哪些难题？如何把握合同审核要点？如何借力数字化技术提升合同管理效率……

▲北京市京哲律师事务所⾼级合伙⼈、副主任张苗

　　本期《数字化期刊》邀请到北京市京哲律师事务所⾼级合伙⼈、副主任张苗，与我们分享其在合同管理领域的真知灼见。

　　机缘巧合，开启法律行业十年路

　　张苗大学所学主专业并非法律专业，但基于对法律的兴趣，她辅修了双学位，并立志要成为一名律师。2012年大学毕业后，张苗如愿以偿进入到法律行业工作。十年职业生涯中，张苗经手过近1000起诉讼案件，也见过了无数的人情冷暖。

　　最让张苗记忆犹新的案件是其代理的帮助90岁白血病老人要回其赠予儿子的房产的案件。老人在儿子的要求之下办理了房屋过户手续，为了避税，采取的是赠予形式。没多久，儿子就将房子售卖，让老人拿着退休金出外租房住，对老人鲜少过问，也不带老人看病。老人失去了自己的房子，并且还要独自负担高昂的医药费，这令她非常绝望，她找到张苗，希望在她的帮助下能要回自己的房子。

　　张苗通过对案件细致剖析，找到了赠予合同签署时的一个漏洞，提供了关键的证据点，最终让老人得以胜诉。“这次胜诉让老人拿回了本该属于她的房子，让她能够安度晚年，阻止了一场悲剧的发生，这让我很有成就感。”

　　实践出真知，合同管理大有学问

　　在张苗经手的项目中，也有不少与企业合同相关的案件。在一起投资合同相关的案件中，原告（张苗所在京哲律所代理）主张合同已经履行完毕，应当要求对方返还此前支付的本金及利息；而对方以合同盖章有瑕疵，所盖章人员非其工作人员为由，主张合同无效。“最终我们找到了其他的证据证明盖章人员就是其工作人员，进而证明了这个合同是有效的，对方应当支付返还原告本金及利息。最终我们得以胜诉，为原告挽回200多万元的损失。”

　　在多次代理合同相关案件的实践中，张苗也总结出了一套合同管理的“方法论”。她表示，企业合同管理有3点需要尤其注重：

　　一是在签订合同之前，合同的调查要全面。在签订合同前要对合作方进行全面的背景调查，包括企业情况、负债情况、客户关系等。

　　二是合同的审查过程要严谨。公司在签订合同的过程中，各个部门之间的协调一定要做好，才能发挥出各个部门之间的层层审核、共同把关的作用。

　　三是签订合同时要谨慎。正式签约的时候要对签约人的身份进行审查，有条件的情况下还可以到签约公司进行实地考察。

　　合同审核是合同管理中非常关键的环节之一。张苗表示，企业法务人员在合同审核时需要从四个方面进行把握：一是审查交易模式，除了审查公司背景、主体情况，还需要审查双方的交易模式和交易习惯，判断交易是否具备合法性；二是审查合同结构，首先看合同签订的目的，再根据由大及小的原则进行审查，包括合同主体、结算方式、付款方式、发票、税率、权利义务约定、违约责任、交易附件清单等；三是审查合同的具体条款，包括可操作性、合法性等；四是审查合同的文字符号，是否使用法言法语、具有歧义等。

　　合同审查内容繁多，通常需要耗费法务人员大量时间。张苗表示，企业可以通过构建智慧合同管理平台，大幅提升合同审查的效率。企业根据合同类型、业务类型等，制定相应的合同模板并固化到智慧合同管理平台中，法务人员在拟定及审查合同时根据模板进行增删、修改即可。

　　只需1套系统，巧避合同管理5大“坑”

　　张苗表示，一些企业由于合同管理不规范，经常会“踩坑”，给企业埋下隐患。她总结，合同管理常见的5大“坑”包括：

　　一是不签署正式的合同。在企业间的交易过程当中，常会出现一些不太重视合同签署的情况。比如，因为两个公司不在同一个地方，异地签约不便、合同审核环节冗长，双方基于曾经有过合作的信任，通过一个电话或者微信将整个交易进行了确定。“这其实有很大的隐患，一旦后续没有按口头的约定履约合同，双方容易引起纠纷。”

　　二是合同内容不规范。有的企业不是特别重视合同内容，会网上搜寻相关的模板进行签订。但实际上，这种模板可能非常片面，不符合企业具体的交易情况，而且没有通过专业人员的审核，存在安全隐患。

　　三是合同被篡改或泄露。“合同相关机密被‘有心人’泄露给竞争对手或者被篡改，进行虚假交易等，这也是较为常见的情况。所以在保管合同时也需要谨慎，防止泄露。”

　　四是合同管理相关的突发状况。合同签署完以后，如若是纸质合同，容易出现受潮、污染、腐烂的风险，为后续的合同管理带来隐患。

　　五是监管不到位。有的合同履约周期较长，长达数年之久。这期间涉及人员调岗、离职，一份合同可能经手10多个人，在新旧交替的过程中，对合同的结款、预警等事宜可能会产生不熟悉、不了解的情况，容易导致合同纠纷的发生。

　　如何避免这5大‘坑’？张苗表示，企业通过建立智慧合同管理平台，采取电子合同等方式可以很好地避免这些“坑”。合同管理平台具有非常多的优势：

　　一是提升合同管理的效率。采用电子合同形式，借助合同管理平台签署合同，很好地打破了地域及时间的限制，节省时间、人力成本，提升沟通与协作效率；通过合同起草、审批、签署、履约、归档等全生命周期管理，以及在线检索、台账统计等功能，大幅提升合同管理的效率。

　　二是管理更规范与安全。合同签署完毕后自动保存在系统或云端，相关权限人员可在线查询、下载；借助相应的安全管控手段确保合同不被篡改、泄露；通过电子签名认证，还能够很好地杜绝代签、替签的情况发生。

　　三是管理成本进一步降低。合同归档后直接在线保存，不需要建立单独的档案室进行存储，也无需专人看管，节省了较多的仓储及人力成本。

　　四是满足定制化需求，可以通过全局的设置、权限管控、流程配置等，为企业量身定制符合企业管理标准的一套合同管理系统。

　　五是用数据助力高层决策分析。通过对合同的数据管理，准确把控企业的销售状况、财务状况，更好地支撑决策。

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